susirinkimai

Susirinkimai – brangiausias laikas bendrovėje. Skaičiavimai rodo, kad kassavaitiniai vienos valandos trukmės susirinkimai per metus vidutinei Lietuvos bendrovei kainuoja apie 8 tūkst. eurų. Tiesa, specialistų teigimu, dėl per mažo darbuotojų įsitraukimo dažniausia tokie susitikimai yra neefektyvūs, o sugaištą laiką tenka nurašyti į nuostolius.

Be to, statistika rodo, kad susirinkimų vis daugėja. Peterio Tobios ir Martino Beckerio atliktas tyrimas atskleidė, kad 72 proc. iš 1900 apklaustų verslo įmonių vadovų susirinkimuose praleidžia daugiau laiko, nei prieš penkerius metus. Beveik pusė darbuotojų manė, kad po kelerių metų susirinkimuose bus priversti praleisti dar daugiau laiko, nors tai vertina neigiamai.

„Problema ta, kad dažnai į kassavaitinius susirinkimus darbuotojai ateina nepasiruošę, nežino, apie ką bus kalbama, todėl užduoda klausimus, įsivelia į diskusijas ten, kur to visiškai nereikia. Tuomet nenorint gaišti susirinkimo laiko, klausimas nukeliamas kitam susirinkimui. Taip gaištamos minutės, kurios bendrovei kainuoja ne tik tos valandos darbuotojo atlyginimą, bet ir vertę, kurios jis sėdėdamas susirinkime nesukuria“, – teigia verslo konsultacijų ir mokymų bendrovės „Grand Partners“ vyriausioji konsultantė Ieva Iacob.

Jos teigimu, daugelyje Lietuvos įmonių susiformavusi kultūra, kai susirinkimuose dalyvaujantys padalinių atstovai tiesiog tyli ir nesikiša, kol būna sprendžiama vienam padaliniui opi problema. Tačiau iš tiesų sprendimo ieškoti turėtų visų skyrių atstovai, nes vieno skyriaus problema – visos bendrovės problema.

„Negana to, darbdaviai susiduria ir su dar vienu sunkumu. Į darbo rinką įsilieja vadinamoji Y karta, kuri tiesiog nepajėgi valandą sėdėti susirinkime ir klausyti vieno asmens rodomos prezentacijos. Juos reikia įtraukti. Pastaruoju metu vis labiau populiarėja fasilitavimas – susirinkimų vedimo būdas, kai pasinaudojant paprasčiausiomis parankinėmis priemonėmis bandoma paskatinti susirinkime dalyvauti, ne tik klausytis ar miegoti“, – patebi I. Iacob.

Pavyzdžiui, SWOT analizę (įmonės stiprybių, silpnybių, galimybių ir grėsmių analizę) gali padaryti ir pristatyti pats vadovas, o paskui prašyti, kad dalyviai pasakytų savo nuomonę. Toks būdas dažnai naudojamas, tačiau nėra labai efektyvus. Taikant įtraukiančio fasilitavimo metodikas jis duotų daugiau naudos įmonei. Pavyzdžiui, SWOT analizę galima padaryti kartu su savo komanda, duodant jiems galimybę ant spalvotų lipnių lapelių parašyti savo nuomonę ir užklijuoti. Jei nenorima įtraukti darbuotojų į patį analizės procesą, galima paprašyti, kad jie parašytų savo nomonę, idėjas, apie jau padarytą analizę. Tai paskatintų daug aktyviau dalyvauti, įsitraukti, pasidalinti savo nuomone, abejonėmis ir jaustis prisidėjus bei prasmingai praleidus laiką.

„Įmonę geriau valdyti ne viena galva, o visų darbuotojų protais. Nebūtinai vadovas turėtų vesti susirinkimus. Kiekvieną susirinkimą galėtų vesti vis kitas iš anksto paskirtas darbuotojas. Tokiu būdu, mes ne tik įtrauktume dalyvius, bet ugdytume ir kitas vadovams labai svarbias kompetencijas: kūrybiškumą, susirinkimų vedimo ar viešo kalbėjimo gebėjimus“, – pataria konsultantė.